您正打算舉辦大型活動嗎?您知道有什麼風險嗎?

籌備活動雖然是令人期待而具挑戰性的，但也同樣會帶來不小的壓力。在舉辦活動前，有很多不同的顧慮和考慮因素，例如天氣的變化、參加的人數多寡、要是食物出現問題、人員的調動等等。基於種種潛在的不穩定因素，風險管理對舉辦活動是極其重要，而保險能免卻很多不必要的麻煩。常見的活動大概是以下的這幾種:

• 頒獎典禮
• 商務會議或研討會
• 籌款活動
• 藝術展覽
• 唱會或舞台劇
• 美食節或文化活動
• 音樂節
• 交易活動

這篇文章會討論有關這方面的風險管理。
1.選址
如果您舉辦的活動涉及到封路或改道又或者是會佔用到公共场所的話，您需要先得到區議會的批核。如果活動將舉辦於私人地方或是租用的場地，您應該事先向場主討論有關的公眾責任保險問題。因為原來的保險不一定會包含舉辦活動的公眾責任險或需要符合一定細節及條件方能使保單生效。另外您也應該注意以下事項:

• 場地附近會否有車輛駛近或經過而危害到任何參加者的安全
• 場地內有沒有建築物或物件會因天氣變化而鬆脫或倒下
• 有沒有任何物品將有可能危害到任何人的人身安全，如外露的電線或凹凸不平的地面之類
• 如因緊急事故而要疏散，有沒有清晰的指示和預備去應付這種突發情況

 
2.活動的食物和飲品
如舉行的是美食節或文化活動，當中有不少的摊位將會供應不同類型的食物或飲品。因此，您應確保攤位的負責人能在活動舉辦前提供有效的食物牌照並在活動舉行期間展示於攤位外。如有關單位將供應酒精的話，單位需持有有效的酒牌並符合政府規定及手則。另外，所有攤位應在事前獲得有關活動的地圖以及在緊急情況下的逃生路線。
3.活動類型
風險管理主要取決於活動的類型(例如兒童彈床和商務展覽會有完全不一樣的風險和管理手法!)。所有活動所進行的風險管理都有著一樣的核心目的，就是確保所有參加者的安全。以下是有關的考慮因素:

• 保安
• 活動地圖和指示牌
• 電子設備
• 洗手間的數量
• 通道的安全性
• 垃圾桶的數量及衛生情況
• 應對惡劣天氣的計劃
• 任何涉及高空活動的風險

 
4.員工及志願者
成功的展覽或活動需要有人力資源的配合。作為活動的舉辦人，您應向員工或志願者在活動進行前解釋相關的安全守則並提供適當的設備以避免他們在工作期間受傷。
5.保險
儘管活動的性質和類型有多接近，您也不應該預計您的活動將會與其他的活動有著一樣的風險。最好的方法是向您的保險顧問或中介查詢有關的保險詳情。購買保險時，以下是一些您特別需要的項目:

• 公眾責任保險
• 惡劣天氣或活動取消項目
• 場地或設置破壞險
• 志願者的保險

本文并非针对您的特有情况而提出的忠告, 您不应该据此做为取代其他任何形式的劝告, 如果您需要查询更多有关如何保障您的生意的保险讯息, 请打电话(03) 9574 2833或通过微信和我们的客户经理详谈。